Ewidencja przebiegu pojazdu 2026: jak uniknąć korekty VAT?

Przedsiębiorcy wykorzystujący samochody w działalności gospodarczej muszą przygotować się na wnikliwe kontrole ze strony urzędów skarbowych. Fiskus sprawdza, czy ewidencje przebiegu pojazdów rzetelnie odzwierciedlają faktyczne wykorzystanie aut. Błędy w dokumentacji grożą koniecznością zwrotu odliczonego podatku VAT wraz z odsetkami.

Szczegółowe kontrole fiskusa a 100% odliczenia VAT

Urzędy skarbowe wzmogły kontrole rozliczeń związanych z samochodami firmowymi, o czym informowały media już 7 lipca 2026 roku. Na celowniku znaleźli się przede wszystkim przedsiębiorcy korzystający z prawa do odliczenia 100% podatku VAT od zakupu, leasingu, paliwa oraz innych wydatków eksploatacyjnych. Aby skorzystać z tego przywileju, konieczne jest udowodnienie, że pojazd służy wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Podstawowym wymogiem formalnym jest złożenie w urzędzie skarbowym deklaracji VAT-26. Jednak samo złożenie dokumentu nie wystarczy. Kluczowe jest prowadzenie szczegółowej i rzetelnej ewidencji przebiegu pojazdu, która będzie stanowić dowód w przypadku kontroli. Jak podkreślają eksperci, zasady dotyczące VAT od samochodów osobowych pozostają bez zmian do końca 2028 roku, co daje przedsiębiorcom stabilne ramy prawne, ale jednocześnie wymaga od nich stałej dyscypliny w prowadzeniu dokumentacji.

Jak poprawnie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Prawidłowo prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu jest podstawowym narzędziem chroniącym firmę przed korektą podatkową. Musi ona zawierać precyzyjne i kompletne zapisy, które uniemożliwią organom podatkowym zakwestionowanie wyłącznie służbowego charakteru użytkowania samochodu.

Aby uniknąć korekty VAT, należy prowadzić rzetelną ewidencję przebiegu pojazdu, która potwierdza wykorzystywanie samochodu wyłącznie do celów działalności gospodarczej, zgodnie z obowiązującymi limitami i przepisami podatkowymi.

Każdy wpis w ewidencji powinien dokumentować datę wyjazdu, jego cel, opisywać trasę (adres początkowy i docelowy), liczbę przejechanych kilometrów oraz stan licznika na początek i koniec trasy. Brak któregokolwiek z tych elementów lub wpisy budzące wątpliwości (np. trasy do miejsc o charakterze rekreacyjnym w weekendy) mogą stać się podstawą do zakwestionowania prawa do pełnego odliczenia VAT.

Status pojazdu a wysokość odliczeń podatkowych

Sposób rozliczania samochodu w firmie zależy od jego statusu prawnego. Inne zasady obowiązują, gdy auto jest środkiem trwałym firmy, a inne, gdy jest to prywatny pojazd właściciela używany do celów służbowych. Ta decyzja ma bezpośrednie przełożenie na wysokość możliwych odliczeń VAT, które mogą wynosić:

• 100% – w przypadku pojazdu wykorzystywanego wyłącznie w działalności gospodarczej, co musi być poparte prawidłową ewidencją przebiegu i zgłoszeniem VAT-26.
• 50% – w przypadku użytku mieszanego (służbowo-prywatnego), bez konieczności prowadzenia ewidencji dla celów VAT.
• 75% – limit odliczenia kosztów eksploatacji w podatku dochodowym dla pojazdów w użytku mieszanym.
• 20% – limit odliczenia kosztów w podatku dochodowym dla prywatnego samochodu niebędącego środkiem trwałym, używanego w działalności.

Przedsiębiorcy muszą dokładnie przeanalizować, który wariant jest dla nich najkorzystniejszy podatkowo. Nieprawidłowo prowadzona ewidencja przy deklaracji 100% odliczenia może skutkować nie tylko koniecznością zwrotu podatku, ale także naliczeniem odsetek za zwłokę i nałożeniem sankcji podatkowych.

Źródła

Szewczak N., “Fiskus kontroluje firmowe auta. Rozliczenia VAT pod lupą”, Business Insider, 2026, https://businessinsider.com.pl/technologie/motoryzacja/samochod-w-firmie-pod-lupa-skarbowki-kto-ryzykuje-korekte-vat/trp6r90

“Elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT – jak prowadzić w 2026 roku?”, FM Solutions, https://www.fmsolutions.pl/elektroniczna-ewidencja-przebiegu-pojazdu-dla-celow-vat-jak-prowadzic-w-2026-roku/

“Prywatny samochód w działalności gospodarczej”, Poradnik Przedsiębiorcy, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-prywatny-samochod-w-dzialalnosci-gospodarczej

“Prywatny samochód w firmie 2026. Wszystko, co musisz wiedzieć”, Autocentrum.pl, https://www.autocentrum.pl/publikacje/auto-w-firmie/prywatny-samochod-w-firmie-2026-wszystko-co-musisz-wiedziec/

“VAT od samochodów osobowych – zasady bez zmian do końca 2028 r.”, Poradnik Przedsiębiorcy, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-vat-od-samochodow-osobowych-zasady-bez-zmian-do-konca-2028-r